Kancelaria prawna nie jest „firmą jak każda inna” z punktu widzenia IT. Akta spraw i korespondencja z klientami to nie są dane, które można potraktować tak samo jak listę kontrahentów sklepu internetowego — obowiązuje tu tajemnica zawodowa, nie tylko RODO.
Inny profil ryzyka
Wyciek jednego konta pocztowego w typowej firmie to kłopot. W kancelarii to potencjalnie ujawnienie akt kilkudziesięciu klientów naraz. Konsekwencje nie są symetryczne, więc zabezpieczenia też nie powinny być takie same.
MFA nie jest opcją do rozważenia
Samo hasło do poczty czy systemu prowadzenia spraw to dziś za mało — hasła wyciekają z serwisów, które nie mają nic wspólnego z kancelarią, a ludzie wciąż używają ich powtórnie. Drugi składnik logowania blokuje większość takich przejęć konta, nawet gdy hasło jest już w rękach kogoś niepowołanego.
Pytanie nie brzmi „czy nas zaatakują”. Brzmi: „co się stanie, gdy ktoś zdobędzie jedno hasło” — i czy odpowiedź na nie kogokolwiek zadowala.
Backup dokumentów, nie tylko poczty
Utrata akt sprawy przez awarię dysku brzmi jak wydarzenie z gatunku „to się nie zdarza” — do momentu, aż się zdarzy. Kopie zapasowe dokumentów wymagają tego samego rygoru, co backup każdych innych danych firmowych: regularności, testowania odzyskiwania i miejsca poza samym biurem.
Serwer własny czy chmura
Coraz częściej wystarcza dobrze skonfigurowana chmura — z szyfrowaniem, kontrolą dostępu i automatycznym backupem. Własny serwer na miejscu ma sens tam, gdzie wymaga tego konkretna umowa z klientem instytucjonalnym albo przepisy dotyczące danego rodzaju spraw, nie jako domyślny wybór „bo tak bezpieczniej”.
Jeśli w kancelarii pracują wspólnicy albo aplikanci logujący się do kilku systemów naraz, warto też poukładać, kto i kiedy traci dostęp — to temat onboardingu i offboardingu w SSO, nie tylko jednorazowej konfiguracji konta.