Urząd skarbowy nie przesuwa terminu, bo w biurze rachunkowym padł serwer. To zdanie brzmi jak oczywistość, dopóki nie stanie się realnym problemem dzień przed wysyłką JPK albo przed obowiązkowym wysłaniem faktury do KSeF.
KSeF zmienia priorytety
Krajowy System e-Faktur sprawia, że wystawienie faktury przestaje być wewnętrzną sprawą biura — faktura musi przejść przez KSeF, żeby była prawnie ważna. To oznacza stałą zależność od trzech rzeczy naraz: integracji z KSeF w programie księgowym, działającego internetu i aktualnych uprawnień w systemie. Awaria dowolnego z nich w środku dnia wystawiania faktur nie jest już tylko niedogodnością.
Ustawodawca przewidział tryb awaryjny na wypadek niedostępności samego systemu KSeF, ale to nie zwalnia z obowiązku późniejszego przesłania faktur — więc zapasowe łącze internetowe (choćby LTE) i jasny plan na taki dzień mają dziś większe znaczenie, niż miały przy samym JPK.
JPK nauczyło biura rachunkowe pilnować terminów. KSeF uczy je pilnować dostępności systemu każdego dnia roboczego, nie tylko w dniu składania deklaracji.
Jedna awaria, wielu poszkodowanych klientów
Biuro rachunkowe przechowuje dane wielu firm naraz, nie tylko swoje. Utrata bazy księgowej tuż przed terminem to problem, który mnoży się przez liczbę obsługiwanych klientów — stąd sam backup to za mało, trzeba też wiedzieć, że da się z niego realnie i szybko odzyskać dane.
Bezpieczna praca zdalna księgowej
Księgowa może bezpiecznie pracować z domu na danych klientów, o ile łączy się przez zabezpieczony dostęp zdalny, a nie przez zwyczajne udostępnianie pulpitu bez żadnej kontroli. To bezpieczeństwo połączenia decyduje o ryzyku, nie sama lokalizacja pracy.
Coraz częściej dane klientów trzyma się w chmurze z automatycznym backupem i dobrze skonfigurowanym dostępem — to zwykle bezpieczniejsze niż lokalny serwer, gdzie awaria jednego dysku oznacza utratę danych wszystkich obsługiwanych firm naraz, nie tylko jednej.